penggunaan sorting dan tabel ms.excel

Sorting Data

Sort data atau pengurutan data adalah sebuah bagian dari analisis data. Anda mungkin ingin sort nama-nama karyawan anda berdasarkan urutan nama dari A ke Z. Menampilkan nilai penjualan dari penjualan tertinggi ke penjualan terendah. Dalam Microsoft Excel 2010 ini anda bisa sort menggunakan data yang anda miliki, lalu sort dari atas ke bawah atau sebaliknya. Anda bisa juga sort berdasar pada warna huruf, warna cell dan icon.
Pengurutan data ini membantu anda memudahkan untuk melihat dan mengerti data, mencari data yang anda inginkan dan yang pasti akan lebih efektif untuk pengambilan keputusan.
Catatan. Untuk mencari data yang memiliki 10 penjualan tertinggi, anda tidak bisa menggunakan sort, anda harus menggunakan Filter.

1. SORT TEXT

1. Tempatkan kursor pada sebuah cell dalam sebuah kolom. Anda harus menempatkan kursor dalam sebuah kolom, dimaksudkan untuk mengurutkan data berdasarkan kolom tersebut. Yang secara otomatis kolom-kolom lain dalam tabel tersebut akan menyesuaikan dengan pengurutan yang anda buat. Pastikan bahwa kolom tersebut adalah text!!!
2. Pada tab Home, pada group Editing, klik Sort & Filter, lalu lakukan salah satu cara di bawah ini:

• Untuk mengurutkan dari besar ke kecil (ascending), klik Sort A to Z.
• Untuk mengurutkan dari kecil ke besar (descending), klik Sort Z to A.

Berikut contoh pengurutan data pada kolom Sales

Sebuah tabel sebelum di Sort

Sebuah tabel setelah di Sort

Seperti dapat anda lihat pada 2 gambar di atas, bahwa pengurutan dalam contoh ini mengurutkan berdasarkan Sales. Sehingga setelah diurutkan, nama Sales pada record pertama adalah Ade dan record terakhir adalah Lala.

2. SORT ANGKA (NUMERIK)

1. Tempatkan kursor pada sebuah cell dalam sebuah kolom. Pastikan bahwa kolom tersebut adalah angka!!!
2. Pada tab Home, pada group Editing, klik Sort & Filter, lalu lakukan salah satu cara di bawah ini:

• Untuk mengurutkan nomor terbawah ke nomor tertinggi, klik Sort Smallest to Largest.
• Untuk mengurutkan nomor tertinggi ke nomor terbawah, klik Sort Largest to Smallest.

3. SORT TANGGAL DAN WAKTU

1. Tempatkan kursor pada sebuah cell dalam sebuah kolom. Pastikan bahwa kolom tersebut adalah tanggal atau waktu!!!
2. Pada tab Home, pada group Editing, klik Sort & Filter, lalu lakukan salah satu cara di bawah ini:

• Untuk mengurutkan tanggal atau waktu terdahulu ke terbaru, klik Sort Oldest to Newest.
• Untuk mengurutkan tanggal atau waktu terbaru ke terdahulu, klik Sort Newest to Oldest.

4. SORT WARNA, WARNA HURUF DAN ICON

Jika anda secara manual memberikan format pada sebuah data, baik itu format warna cell, warna huruf, dan pemberian icon. Atau mungkin anda memberikan sebuah conditional formatting. Anda bisa menggunakan sort jika data anda memiliki format tersebut.

1. Anda bisa menempatkan kursor dimana saja dalam sebuah tabel.
2. Pada tab Home, pada group Editing, klik Sort & Filter, lalu klik Custom Sort.
3. Akan menampilkan kotak dialog Sort.
   • Di bawah Column, pada kotak Sort by, pilih panah drop down untuk memilih kolom yang akan anda sort.
   • Di bawah Sort On, pilih type dari sort, anda bisa memilih:

             i. Untuk sort berdasarkan warna cell, pilih Cell Color, lalu pilih warnanya.
            ii. Untuk sort berdasarkan warna huruf, pilih Font Color, lalu pilih warnanya.
           iii. Untuk sort berdasarkan icon set, pilih Cell Icon, lalu pilih warnanya.

3. Di bawah Under, pilih berdasarkan apa yang anda sort.

• Pilih warna yang akan anda urutkan, dan pilih On Top atau On Bottom.

4. Klik OK.

Contoh.
Di bawah ini ada sebuah tabel yang diberikan conditional formatting pada kolom unit. Dalam scenario ini anda akan mengurutkan Unit untuk menghasilkan icon-icon panah keatas warna hijau berada di paling atas tabel.

Tabel yang memiliki conditional formatting pada kolom Unit

Pengaturan pada kotak dialog Sort (Custom Sort)

Tabel yang memiliki conditional formatting setelah diberikan sort

Hal yang harus anda ketahui ketika bekerja dengan Sort

1. Normalkan hide kolom atau row. Sebelum anda melakukan sort, pastikan bahwa anda sudah menormalkan kolom atau baris yang anda sembunyikan.
2. Biasakan memiliki kolom Header dalam satu baris. Jika anda memiliki beberapa baris untuk judul dari kolom, lalu menempatkannya dalam 2 cell, pastikan bahwa judul/header tersebut hanya dalam 1 cell saja. Aktifkan Wrap Text.